Premières conférences

Publié par SIGNÉCO. Publié dans Actualités

Participez à nos conférences gratuites en ligne tous les jeudis à 14 heures. Nous présentons les étapes pour rejoindre le réseau et les enjeux qui nous ont amené à créer ce portail qui ouvre la voie de la "valorisation des efforts". Un focus particulier sera donné à l'explication des calculs de consommation des ressources et de la rentabilité des dispositifs. Il s'agit aussi d'un moment d'échange et d'écoute sur les logments économes.

Sur le papier il est facile de prévoir une conférence, généralement ça se traduit pas : "je vais préparer un beau PowerPoint et ça va le faire !". Sauf qu'une conférence ce n'est pas qu'un contenu narratif. C'est toute une myriade de choses à prévoir. Aussi pour vous donner l'idée du travail et qui soulève le problème de sa gratuité voici un résumé de l'approche à envisager.

Pour organiser une conférence en ligne, une préparation minutieuse est essentielle pour garantir le succès de l'événement. Voici les étapes clés à prévoir en amont :

1. Définir les Objectifs et le Public Cible

  • Objectifs : Clarifiez les objectifs de la conférence (éducation, formation, lancement de produit, réseautage, etc.). Dans notre cas, les professionnels de l'hébergement qui font appel à nos services
  • Public Cible : Identifiez qui est notre public cible et leurs attentes. Dans notre cas ce sont les personnes désireuses de tester les dispositifs d'économie des ressources

2. Choisir une Plateforme de Conférence

  • Options : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex, etc. Nous avons choisi de travailler avec Discord
  • Fonctionnalités : Assurez-vous que la plateforme choisie dispose des fonctionnalités nécessaires (chat, Q&A, sondages, partage d'écran, enregistrement). Discord offre toute une gamme de services sans obligation d'avoir un compte chez un fournisseur en particulier

3. Planification du Contenu

  • Agenda : Créez un agenda détaillé avec des horaires précis.
  • Intervenants : Identifiez et invitez les intervenants. Confirmez leur disponibilité et leurs besoins techniques.
  • Présentations : Préparez les présentations et les supports visuels à l'avance.

4. Inscription et Communication

  • Page d'Inscription : Créez une page d'inscription avec toutes les informations nécessaires (date, heure, lien de connexion).
  • Promotions : Utilisez les réseaux sociaux, les e-mails, et les newsletters pour promouvoir la conférence.
  • Rappels : Envoyez des rappels aux participants inscrits avant l'événement.

5. Préparation Technique

  • Équipements : Nous devons nous assurer que tous les intervenants disposent d'une bonne connexion internet, de microphones et de webcams de qualité.
  • Tests : Nous devons effectuer des tests techniques avec tous les intervenants pour vérifier la qualité audio et vidéo.
  • Plan de Secours : Nous devons préparer un plan de secours pour les problèmes techniques (panne de connexion, problèmes de son, etc.).

6. Interaction et Engagement

  • Modérateurs : Nous devons désigner des modérateurs pour gérer les questions et les interactions avec le public.
  • Sondages et Q&A : Nous devons préparer des sondages et des sessions de questions-réponses pour maintenir l'engagement.
  • Chats : Nous devons maitriser les fonctionnalités de Discord pour permettre des interactions en temps réel.

7. Logistique et Support

  • Enregistrement : Nous devons décider si vous enregistrerez la conférence pour une diffusion ultérieure.
  • Support Technique : Nous devons avoir une équipe de support technique disponible pendant l'événement.
  • Documentation : Nous devons préparer et partager des documents utiles avec les participants (agenda, bios des intervenants, documents de présentation).

8. Post-Conférence

  • Feedback : Nous devons envoyer des enquêtes de satisfaction aux participants pour recueillir des feedbacks.
  • Analyse : Nous devons analyser les données de participation et les retours pour améliorer les futurs événements.
  • Suivi : Nous devons envoyer des remerciements et des suivis avec les enregistrements de la conférence et d'autres ressources pertinentes.

Liste de Vérification Finale

  1. Avant l'Événement :

    • Définir les objectifs et le public cible.
    • Choisir la plateforme de conférence.
    • Planifier le contenu et confirmer les intervenants.
    • Créer la page d'inscription et promouvoir l'événement.
    • Effectuer des tests techniques et préparer les équipements.

  2. Pendant l'Événement :

    • Gérer l'inscription et l'entrée des participants.
    • Assurer le bon déroulement des présentations.
    • Maintenir l'engagement avec des sondages, Q&A, et chats.
    • Offrir un support technique en temps réel.

  3. Après l'Événement :

    • Envoyer des enquêtes de satisfaction.
    • Analyser les retours et les données de participation.
    • Partager les enregistrements et les ressources supplémentaires.
    • Remercier les participants et les intervenants.

En suivant ces étapes et nous nous assurons que chaque aspect est bien couvert, nous pouvons alors organiser une conférence en ligne réussie et engageante pour tous les participants. Mais vous comprennez dès lors pourquoi certaines de nos conférences ne peuvent pas être gratuites du fait du travail important fait en amont et des moyens techniques nécessaires à leur exécution.